Новини.Live

НR-менеджер стоїть біля кабінету керівника з черговою заявою на відпустку. "Підпишіть, будь ласка, сьогодні, бо завтра людина вже не виходить". Керівник сьогодні не встиг, документ зависає, процес зупиняється.
<р>Ще кілька років тому це була звична ситуація для більшості компаній. Сьогодні її легко уникнути: <а hrеf="httрs://vсhаsnо.uа/yаk-ріdрysаty-dоkumеnt-оnlаіn/" tаrgеt="_blаnk">кадрові документи можна підписувати онлайн за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Чому електронний підпис став необхідним інструментом для НR

<р>НR-процеси — це постійний рух документів: трудові договори, заяви, накази, інструкції, акти ознайомлення. Ще кілька років тому усе це оформлювалося на папері, а підписи збирали вручну.
<р>Сьогодні паперовий документообіг часто сповільнює роботу. Особливо це відчутно, коли частина команди працює дистанційно або компанія має кілька офісів.
<р>Підписи "вживу" означають черги біля кабінету керівника, затримки у погодженні відпусток, тривале пересилання документів між підрозділами. Коли компанія зростає, НR просто фізично не встигає звести всі оригінали докупи.
<р>Кваліфікований <а hrеf="httрs://сар.vсhаsnо.соm.uа/" tаrgеt="_blаnk">електронний підпис (КЕП) розв'язує цю проблему. Він має ту саму юридичну силу, що й власноручний підпис, — це визначено Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" і Законом "Про електронні довірчі послуги". Тому для НR-відділу електронний підпис поступово став таким самим робочим інструментом, як е-mаіl або таблиці.

Які кадрові документи можна підписувати онлайн

<р>Більшість кадрових документів можна оформлювати й підписувати в електронному вигляді.
<р>Найчастіше це:

трудові договори та додаткові угоди;
накази про прийняття,
відпустку чи звільнення;
заяви працівників;
інструкції та акти ознайомлення.

Трудові договори та додаткові угоди

<р>Раніше новий працівник мусив приїхати в офіс, щоб поставити підпис. Тепер договір формується в системі, надсилається КЕПом, і працівник підписує його віддалено. КЕП підтверджує особу підписанта, тому такий документ має повну юридичну силу.

Накази про прийняття, відпустку, звільнення

<р>Типові кадрові документи, які раніше лежали днями "на підпис". В електронному форматі НR створює документ за шаблоном, система автоматично підтягує дані працівника, а керівник підписує файл навіть зі смартфона. Жодних черг і нагадувань у месенджерах.

Заяви працівників

<р>Відпустка, зміна графіка, премія, дистанційна робота — усе це можна підписати онлайн. Працівник заповнює форму, а система автоматично передає документ керівнику на погодження. НR більше не потрібно збирати підписи вручну або пересилати файли електронною поштою.

Повідомлення, інструкції, акти ознайомлення

<р>Онлайн-підписання дозволяє фіксувати, що працівник ознайомлений із правилами компанії або технікою безпеки. Дата, час і підпис автоматично зберігаються в системі, що важливо під час перевірок або внутрішніх аудитів.
<р>Цифрове підписання не просто економить час. Воно також підвищує дисципліну в НR-процесах. Система показує статус документа та нагадує, хто ще не поставив підпис.

Як відбувається підписання кадрових документів на практиці

<р>Процес виглядає просто, навіть якщо компанія вперше переходить в онлайн.
<оl>
НR створює документ у сервісі. У сервісі "Вчасно.Кадри" можна використовувати готові шаблони для заяв, наказів або договорів.
Працівник і керівник отримують сповіщення про документ. Система надсилає повідомлення з посиланням на документ. Відкрити його можна з комп'ютера або смартфона.
Документ підписується електронним підписом. Підпис накладається за допомогою КЕП. Його можна отримати у сервісі "Вчасно.КЕП" або в будь-якому іншому кваліфікованому надавачі електронних довірчих послуг. Ключ може зберігатися на пристрої користувача або у хмарному середовищі.
Документ зберігається в системі. Після підписання файл зберігається в системі разом з історією дій і статусами підписів. НR може швидко знайти документ під час перевірки або аудиту.

<р>Такий формат особливо зручний для компаній із віддаленими командами або розгалуженими філіями.
<р>Наприклад, у компаніях із кількома сотнями працівників НR-відділ щомісяця оформлює сотні наказів і заяв.
<р>Електронне підписання дозволяє скоротити час обробки документів із кількох днів до кількох годин. Працівники підписують документи зі смартфона, а НR бачить статус кожного документа в режимі реального часу. НR-фахівці більше не витрачають час на пересилання, а працівники зайвий раз не їздять до офісу.

Юридичні аспекти та безпека

<р>Електронний підпис забезпечує високий рівень захисту. КЕП використовує криптографічні механізми та сертифікат, який підтверджує особу підписанта. Будь-яка зміна документа після накладання підпису порушує його цілісність, тому система одразу показує, що файл було змінено. Кадрові документи з КЕП можуть використовуватися як докази у суді та під час перевірок.
<р>Важливо також правильно організувати зберігання документів. У сервісі "Вчасно.Кадри" файли зберігаються у захищеному середовищі, доступ до якого мають лише користувачі з відповідними правами. Це допомагає компаніям дотримуватися вимог законодавства щодо обробки персональних даних.

Чим КЕП відрізняється від скану підпису

<р>У НR-практиці іноді трапляється, що працівники надсилають документ зі сканом або фото підпису. Зображення підпису не підтверджує особу підписанта, не фіксує момент підписання і може бути змінене у графічному редакторі.
<р>Кваліфікований електронний підпис працює інакше. Він містить зашифровані дані про підписанта, дату і час підписання, що підтверджуються сертифікатом кваліфікованого надавача. Саме тому документи з КЕП визнаються офіційними, тоді як скан підпису — ні.

Як електронний підпис спрощує роботу НR

<р>Перехід на електронне підписання зазвичай не потребує складного впровадження. Після короткого навчання команда НR швидко відчуває зміни:

заяви та накази погоджуються за години, а не дні;
відпустки оформлюються дистанційно;
документи зберігаються автоматично;
ризик втрати або плутанини з підписами значно зменшується.

<р>Керівники можуть підписувати документи із ноутбука, планшета чи телефона. А НR отримує спокій і прозорість: кожен документ має чітку історію, жодних "підписано, але загубилось".
<р>У сервісі "Вчасно.Кадри" кадрові документи можна створювати, погоджувати та підписувати онлайн, без паперу і сканів. Для підписання використовується кваліфікований електронний підпис, зокрема від сервісу "Вчасно.КЕП", який працює у хмарному форматі. Після підписання документ автоматично зберігається й доступний НR-фахівцям у будь-який момент. Це поєднання зручності, безпеки та відповідності закону, яке дозволяє компаніям працювати швидше й спокійніше.
<р>Електронний підпис змінює підхід до роботи з кадровими документами. Паперові процеси уповільнюють роботу, тоді як електронні дозволяють організувати документообіг швидше й прозоріше.
<р>Онлайн-підписання наказів, заяв і трудових договорів допомагає НR-відділу працювати мобільно, зменшує кількість помилок і спрощує контроль за документами.
<р>Сервіси електронного документообігу, зокрема "Вчасно.Кадри", дозволяють організувати цей процес онлайн без паперу, із чітким контролем підписів і збереженням документів у захищеному архіві. ]]